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Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Identität des Verantwortlichen:

Simon Baumbach
IT-Baumbach
Eiermarkt 2
30938 Burgwedel

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Sie erreichen den zuständigen Datenschutzbeauftragten unter:
Frank Frohme, CMI Compliance Monitor UG (haftungsbeschränkt), Osterbergstr. 13, 30900 Wedemark oder dsb@cmi-compliance.de.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage:
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Bestellabwicklung sowie späterer Sicherstellung einer Gewährleistung. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich.

Datenkategorien und Datenherkunft:
Wir verarbeiten nachfolgende Kategorien von Daten: Stammdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Forderungsdaten
Diese Daten erhalten wir von Ihnen direkt.

Empfänger:
Im Rahmen der Verarbeitung werden wir Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln, sofern dies zur Erfüllung unseres Vertrags oder aufgrund geltender gesetzlicher Bestimmungen erforderlich ist: Hersteller, ggf. IT-Dienstleister (wie z.B. Rechenzentren). Ausgenommen hiervon sind von Ihnen bereitgestellte Passwörter. Diese werden niemals weitergegeben.

Dauer der Speicherung:
Nach Zahlung des Rechnungsbetrags prüfen wir nach Ablauf von zehn Jahren, ob wir Ihre Daten noch benötigen und einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechte der betroffenen Person:
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 22 DS-GVO zu: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit.
Außerdem steht Ihnen nach Art. 14 Abs. 2 Buchstabe c in Verbindung mit Art. 21 DS-GVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO beruht.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover

Einwilligung in die Datennutzung zu weiteren Zwecken Sind Sie mit den folgenden Nutzungszwecken einverstanden, kreuzen Sie diese bitte entsprechend an. Wollen Sie keine Einwilligung erteilen, lassen Sie dieses Feld bitte frei.

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Unterschrift
Neu

und Auftragnehmer


IT Baumbach
Simon Baumbach
Eiermarkt 2
30938 Burgwedel

Wartungsvertragdetails
AVV details

wird folgender

WARTUNGS - UND SERVICEVERTRAG

geschlossen.

§ 1 - VERTRAGSGEGENSTAND

(1) Der Auftragnehmer übernimmt die technische Betreuung der beim Auftraggeber vorhandenen Hard- und Software.

§ 2 - LEISTUNGEN DES AUFTRAGNEHMERS

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erbringung folgender Servicedienstleistungen:

• Überprüfung der Hardware auf korrekte Funktion

• Analyse und Auswertung von Systemprotokollen

• Überwachung der Antivirensoftware und Firewallsoftware

• Überprüfung der Festplatten und Speichermedien auf logische und physikalische Fehler

• Überprüfung und Optimierung der Konfiguration des Betriebssystems

• Update des Betriebssystems, Einspielung von Sicherheitsupdates

• Entfernung temporärer und überflüssiger Daten

• Telefonanlage

• Datensicherung

• Netzwerkbetreuung

(2) Die Leistungen gemäß Abs. 1 werden einmal im Monat erbracht.

(3) Der Auftragnehmer führt weitere Leistungen, die nicht von diesem Vertrag erfasst sind, nach Beauftragung durch den Auftraggeber durch.

§ 3 - REAKTIONS-UND LEISTUNGSZEITEN

(1) Die Reaktionszeit beträgt in der Regel 24 Stunden ab Störungsmeldung.

(2) Die Leistungen werden in der Regel von Montag bis Freitag von ab 17:00 Uhr erbracht.

§ 4 - ORT DER LEISTUNGSERBRINGUNG

(1) Die Leistungen werden in der Regel beim Auftraggeber vor Ort erbracht.

(2) Der Auftragnehmer kann die Leistung auch in seinen Geschäftsräumen erbringen, soweit er dies für notwendig erachtet.

§ 5 - PFLICHTEN DES AUFTRAGGEBERS

(1) Der Auftraggeber gewährt dem Auftragnehmer ungehindert Zutritt zu den EDV-Anlagen währen der üblichen Geschäftszeiten. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer in angemessenem Umfang unterstützen.

(2) Die ordnungsgemäße Datensicherung obliegt dem Auftraggeber, sofern nicht anders vereinbart.

(3) Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragnehmer rechtzeitig über Änderungen an der Hardware zu informieren, sofern sich diese auf die Erbringung der vertraglichen Leistungen des Auftragnehmers auswirken. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über ihm bekannte nachteilige Auswirkungen dieser Änderungen unverzüglich unterrichten.

§ 6 - Leistungspakete

(1) Die Leistungen werden wie folgt vergütet:

a) 199,00 EUR pauschal bei einem vereinbarten Zeitkontingent von 5 Stunden, beinhaltet bis zu 3 Arbeitsplätze + 1 Server

b) 350,00 EUR pauschal bei einem vereinbarten Zeitkontingent von 8 Stunden, beinhaltet bis zu 7 Arbeitsplätze + 1 Server

c) 450,00 EUR pauschal bei einem vereinbarten Zeitkontingent von 12 Stunden, beinhaltet bis zu 10 Arbeitsplätze + 1 Server

d) 650,00 EUR pauschal bei einem vereinbarten Zeitkontingent von 15 Stunden, beinhaltet bis zu 15 Arbeitsplätze + 2 Server

e) 850,00 EUR pauschal bei einem vereinbarten Zeitkontingent von 18 Stunden, beinhaltet bis zu 20 Arbeitsplätze + 3 Server. Jedes Paket kann natürlich individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden.

pro weiteren Server: 70,00 EUR pro weiteren PC: 50,00 EUR pro Monat.

1.1) Zusatzpakete

a) Monitoring. Bereitstellung Monitoringlösung zur Überwachung der IT-Infrastruktur. Dies erlaubt eine verkürzte Reaktionszeit und verringert die Ausfallzeiten, da übliche Langzeitschäden frühzeitig erkannt werden können. 4,90€ pauschal, Netto.


b) Nutzung Exchange Server. Sollte die Nutzung eines eigenen Exchange Server nicht benötigt werden, so kann gerne unser eigener Exchange Server genutzt werden. Wir stellen Ihnen eine eigene Exchange E-Mail Umgebung zur Verfügung auf unseren Servern. Abgerechnet wird pro Postfach. Pro Postfach 4,60€ Netto.

(2) In Burgwedel, Wedemark und Umgebung fallen keinerlei Anfahrtskosten an. In allen anderen Gebieten wird eine entsprechende Fahrkostenpauschale pro Vorortbesuch verrechnet (bitte anfragen).

(3) Eventuell anfallende Materialkosten sind nicht mit der pauschalen Vergütung abgedeckt.

(4) Über gemäß § 6 vereinbartes Zeitkontingent hinausgehende Leistungen werden gemäß der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Preisliste vergütet.

(5) Eine Rückerstattung für nicht durch den Auftraggeber abgerufenes Zeitkontingent findet nicht statt.

(6) Alle Preise verstehen sich pro Monat. Zu zahlen jeweils bis zum 06 des Monats auf das Konto: Inhaber: Simon Baumbach, IT-Baumbach Bank: Volksbank Hannover                        
IBAN: DE56 2519 0001 0717 4748 00 
BIC: VOHADE2H

§ 7 - ABRECHNUNG

(1) Die Vergütungen aus Leistungen gemäß § 2 Abs. 1 werden einmal im Monat im Voraus fällig und abgerechnet.

(2) Vergütungen von darüber hinausgehenden Leistungen sowie von Hardware und Software werden sofort berechnet.

(3) Das Zahlungsziel beträgt 7 Tage nach Rechnungsstellung.

§ 8 - DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN

(1) Auftraggeber und Auftragnehmer sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Informationen, Geschäfts-und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben oder anders, als zu vertraglichen Zwecken, zu verwerten. Dies gilt auch nach Beendigung dieses Vertrages.

(2) Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes, des Landesdatenschutzgesetzes sowie die jeweils geltenden Datenschutzsondervorschriften.

§ 9 - GEWÄHRLEISTUNG

(1) Die Gewährleistungsfrist für Instandsetzungs-und Wartungsarbeiten beträgt 6 Monate, für eingesetzte Neuteile 6 Monate, soweit nichts anderes vereinbart ist. Die Gewährleistungsfrist beginnt bei Instandsetzungsarbeiten mit dem Zeitpunkt der Abnahme, bei Wartungsarbeiten mit deren Abschluss. Die Gewährleistungsfrist für Nacherfüllungsleistungen endet ebenfalls mit Ablauf der Gewährleistungsfrist nach Satz 1.

(2) Meldet der Auftraggeber vor Ablauf der Gewährleistungsfrist einen Mangel, wird die Frist des gemeldeten Mangels gehemmt, wenn der Auftragnehmer im Einverständnis mit dem Auftraggeber das Vorhandensein des Mangels prüft oder nacherfüllt. Die Gewährleistungsfrist ist so lange gehemmt, bis der Auftragnehmer das Ergebnis seiner Prüfung dem Auftraggeber mitteilt, die Nach - Erfüllung für beendet erklärt oder die Fortsetzung der Nacherfüllung verweigert.

§ 10 - HAFTUNG

(1) Der Auftragnehmer haftet nicht für entgangenen Gewinn und indirekte bzw. sonstige mittelbare Schäden und Folgeschäden, es sei denn, dass ihm Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann.

(2) Gleiches gilt bei Verlust oder Beschädigung von Datenträgermaterial.

§ 11 - VERTRAGSLAUFZEIT UND KÜNDIGUNG

(1) Der Vertrag wird mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien wirksam.

(2) Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate vor Ablauf des Vertrages. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

(3) Der Vertrag gilt für 2 Jahre und verlängert sich automatisch um 1 Jahr, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 12 - SONSTIGE VEREINBARUNGEN

(1) In diesem Vertrag sind sämtliche Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. Darüberhinausgehende Vereinbarungen bedürfen der Schriftform.

Vertrag
Auftragsdatenverarbeitung

Mustervertrag hier nachlesen: 

https://it-baumbach.de/wp-content/uploads/2024/01/Muster_IT_Baumbach_Auftragsdatenverarbeitung.pdf 

zwischen Auftraggeber:

Unterschrift
Unterschrift
Neu

und Auftragnehmer


IT Baumbach
Simon Baumbach
Eiermarkt 2
30938 Burgwedel

1.     Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dieser Vertrag enthält nach dem Willen der Parteien und insbesondere des Auftraggebers den schriftlichen Auftrag zur Auftragsdatenverarbeitung i.S.d. Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2.     Gegenstand des Auftrags

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

  • Wartung der IT-Infrastruktur

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

  • Kundenstammdaten, Mitarbeiterstammdaten, Lohn-/Gehaltsdaten

Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen:

  • Kunden
  • Beschäftigte

3.     Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 6 das Recht zu, den Auftraggeber auf seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitungen hinzuweisen. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit zu überzeugen. Der Auftraggeber wird das Ergebnis in geeigneter Weise dokumentieren.

(4) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können

        schriftlich
        per Fax
        per E-Mail
        mündlich

erfolgen. Der Auftraggeber soll mündliche Weisungen, sofern diese in diesem Vertrag für Weisungen zulässig sind, unverzüglich in Textform (z.B. Fax, E-Mail) gegenüber dem Auftragnehmer bestätigen.

(5) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(6) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen.

(7) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(8) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach § 15a TMG, § 109a TKG oder Art. 33, 34 DSGVO besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4.     Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.

(2) Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten und Dateien dürfen erst nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber datenschutzgerecht vernichtet werden.

(3) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Die Pflicht zur Bestätigung kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

(4) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(6) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

(7) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(8) Für den Fall, dass der Auftragnehmer feststellt oder Tatsachen die Annahme begründen, dass von ihm für den Auftraggeber verarbeitete


unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich und vollständig über Zeitpunkt, Art und Umfang des Vorfalls/der Vorfälle in Schriftform oder Textform (Fax/E-Mail) zu informieren. Die Information muss eine Darlegung der Art der unrechtmäßigen Kenntniserlangung enthalten. Die Information soll zusätzlich eine Darlegung möglicher nachteiliger Folgen der unrechtmäßigen Kenntniserlangung beinhalten. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, unverzüglich mitzuteilen, welche Maßnahmen durch den Auftragnehmer getroffen wurden, um die unrechtmäßige Übermittlung bzw. unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte künftig zu verhindern.

Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber ab dem 25.05.2018 eine Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei entsprechenden Meldepflichten unterstützen.

(9) Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder Subunternehmern ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform zulässig. Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber in Privatwohnungen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform im Einzelfall zulässig.

(10) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, auf geeignete Weise kennzeichnen. Sofern die Daten für verschiedene Zwecke verarbeitet werden, wird der Auftragnehmer die Daten mit dem jeweiligen Zweck kennzeichnen.

(11) An der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse bzw. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber hat der Auftragnehmer mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(12) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-35 DSGVO genannten Pflichten.

(13) Der Auftragnehmer soll dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind.

Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers sind:

Herr Baumbach

5.     Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

6.     Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Subunternehmen durch den Auftragnehmer ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der „Anlage 1“ zu diesem Vertrag angeben.

(2) Der Auftragnehmer hat den Subunternehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Subunternehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Subunternehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. Art. 37 DSGVO bestellt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Subunternehmer bestellt ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen.

(3) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber den Subunternehmern gelten. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung dieser Pflichten regelmäßig zu kontrollieren.

(4) Der Auftragnehmer hat mit dem Subunternehmer einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer den Unterauftragnehmer den Subunternehmer dieselben Datenschutzpflichten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(5) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 5 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(6) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 5 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wartungs- und Prüfungsleistungen stellen zustimmungspflichtige Unterauftragsverhältnisse dar, soweit die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden. Die Parteien sind sich darüber einig, dass vorgenannte Wartungs- und Prüfleistungen eine „Auftragsverarbeitung“ i.S.d. Art. 28 DSGVO darstellen.

7.     Datengeheimnis / Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und diese auf Vertraulichkeit gemäß Art. 5 DSGVO verpflichtet werden. Sofern der Auftragnehmer im Zusammenhang mit Leistungen für den Auftraggeber an der Erbringung geschäftsmäßiger Telekommunikationsdienste mitwirkt, ist er verpflichtet, die hieran beteiligten Beschäftigten schriftlich auf das Fernmeldegeheimnis i.S.d. § 88 TKG zu verpflichten.

(3) Der Auftragnehmer wird alle Beschäftigten, die Leistungen im Zusammenhang mit dem Auftrag des Auftraggebers erbringen, in schriftlicher Form verpflichten, alle Daten des Auftraggebers, insbesondere die für den Auftraggeber verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung der Beschäftigten ist auf Anfrage dem Auftraggeber nachzuweisen.

8.     Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

9.     Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

10.  Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.

11.  Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als „Anlage 2“ zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Vorwege mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

(4) Spätestens ab dem 25.05.2018 wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber die von ihm nach Art. 32 DSGVO getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des nach Art. 32 DSGVO und des in diesem Vertrag geregelten Schutzniveaus in dokumentierter Form und in geeigneter Weise zur Verfügung stellen. Sofern die Parteien nicht gesondert vereinbaren, dass die in der „Anlage 2“ aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen durch die nach diesem Absatz neu zur Verfügung gestellte Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit ersetzt werden, bleiben die in „Anlage 2“ genannten Maßnahmen Vertragsbestandteil und sind vom Auftragnehmer entsprechend zu erfüllen.

12.  Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterschriftsdatum und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

13.  Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.

14.  Zurückbehaltungsrecht

15.  Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

1.     Zutrittskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

  • Absicherung von Gebäudeschächten
  • Manuelles Schließsystem
  • Sicherheitsschlösser
  • Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)
  • Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang
  • Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal

2.     Zugangskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.

  • Zuordnung von Benutzerrechten
  • Erstellen von Benutzerprofilen
  • Passwortvergabe
  • Authentifikation mit Benutzername / Passwort
  • Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
  • Gehäuseverriegelungen
  • Einsatz von VPN-Technologie
  • Sicherheitsschlösser
  • Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)
  • Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang
  • Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
  • Verschlüsselung von mobilen Datenträgern
  • Verschlüsselung von Smartphone-Inhalten
  • Einsatz von Anti-Viren-Software
  • Verschlüsselung von Datenträgern in Laptops / Notebooks
  • Einsatz einer Hardware-Firewall
  • Einsatz einer Software-Firewall

3.     Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Erstellen eines Berechtigungskonzepts
  • Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
  • Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert
  • Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel
  • Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
  • Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
  • physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
  • ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 66399)
  • Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)
  • Protokollierung der Vernichtung
  • Verschlüsselung von Datenträgern

4.     Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

  • Einrichtungen von Standleitungen bzw. VPN-Tunneln
  • Beim physischen Transport: sichere Transportbehälter/-verpackungen
  • Beim physischen Transport: sorgfältige Auswahl von Transportpersonal und –fahrzeugen                     

5.     Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

  • Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
  • Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
  • Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind
  • Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

6.     Auftragskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

  • Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)
  • vorherige Prüfung der und Dokumentation der beim Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen
  • schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z.B. durch Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) i.S.d. § 11 Abs. 2 BDSG
  • Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG)
  • Auftragnehmer hat Datenschutzbeauftragten bestellt
  • Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
  • Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbart
  • laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten

7.     Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
  • Feuer- und Rauchmeldeanlagen
  • Feuerlöschgeräte in Serverräumen
  • Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts
  • Testen von Datenwiederherstellung
  • Erstellen eines Notfallplans
  • Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort

8.     Trennungsgebot

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

  • physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern
  • Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
  • Erstellung eines Berechtigungskonzepts
  • Festlegung von Datenbankrechten
  • Trennung von Produktiv- und Testsystem

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